Prawa autorskie zastrzeżone dla RYCAK Kancelaria Prawa Pracy i HR

Zakładowy fundusz świadczeń wraz regulaminem funduszu, obowiązującym u danego pracodawcy, określają zasady wydatkowania środków funduszu, w tym cele, na które mogą być przeznaczone te środki. Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Pojęciem działalności socjalnej objęte są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Ustawa wymienia zatem następujące formy działalności socjalnej:

1. usługi na rzecz różnych form wypoczynku;
2. usługi na rzecz działalności kulturalno-oświatowej;
3. usługi na rzecz działalności sportowo-rekreacyjnej;
4. usługi na rzecz opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
5. udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej;
6. udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Z funduszu mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia "działalność socjalna", zawartą w art. 2 pkt 1 u.z.f.ś.s. (wyrok SA w Białymstoku z 28.03.2017 r., III AUa 874/16). To oznacza, że wydatkowanie środków pieniężnych funduszu na inne cele niż określone w ustawie jest niedopuszczalne.

Przykład:

Z okazji Świąt Bożego Narodzenia i Wielkanocy z funduszu finansowane są bony finansowe / kupony podarunkowe czy wypłaty ekwiwalentów w wysokości równowartości takich bonów.

W orzecznictwie przyjmuje się, że działalność kulturalno-oświatowa to pojęcie bardzo szerokie, obejmujące organizowanie imprez teatralnych i oświatowych, zakup biletów na takie imprezy itp. (zob. wyrok SA w Poznaniu z 13.6.2013 r., III AUA 39/13, Legalis). Pracodawca może zatem sfinansować lub dofinansować, a nawet zorganizować koncert zespołu muzycznego dla swoich pracowników ze środków funduszu niezależnie od tego, czy ta atrakcja będzie niosła za sobą jakąś wartość edukacyjną. Przez pojęcie "działalność oświatowa" należy rozumieć ogół podejmowanych zadań dydaktyczno-wychowawczych służących rozwojowi wiedzy i postaw społecznych (zob. wyrok SA w Poznaniu z 11.7.2013 r., III AUa 330/13, niepubl.). Pomocne mogą być w tym zakresie interpretacje prawa podatkowego wydawane przez organy podatkowe, w świetle których "działalność oświatowa" dla celów zwolnienia od podatku dochodowego jest rozumiana szeroko jako "ogół podejmowanych zadań dydaktyczno-wychowawczych służących rozwojowi wiedzy i postaw społecznych" (postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z 1.9.2005 r., wydane przez Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście, Nr 1435//DP1/423-73/05/KK).

Ustawa nie zawiera definicji działalności sportowo-rekreacyjnej. W praktyce przez działalność sportowo-rekreacyjną jest rozumiane finansowanie udziału w zorganizowanej wycieczce krajowej lub zagranicznej, organizowanie imprez sportowych, integracyjnych, pikniki, andrzejki czy wykup abonamentów na zajęcia sportowe i rekreacyjne. Działalnością socjalną w rozumieniu ustawy są w szczególności usługi świadczone przez pracodawców na rzecz: (…) działalności sportowo-rekreacyjnej, np. organizowanie różnych form rekreacji, imprez sportowych, wycieczek, wykup abonamentów na zajęcia sportowe" (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 11.7.2013 r., III AUa 330/13). Z orzeczenia tego wynika także, iż działalność finansowana przez pracodawcę nie musi spełniać łącznie cech działalności sportowej i rekreacyjnej. Poszczególne świadczenia mogą mieć charakter wyłącznie sportowy (np. impreza sportowa) albo wyłącznie rekreacyjny (np. wycieczka).

Przykład:

Pracodawca może zatem sfinansować lub dofinansować, a nawet zorganizować koncert zespołu muzycznego dla swoich pracowników ze środków funduszu niezależnie od tego, czy ta atrakcja będzie niosła za sobą jakąś wartość edukacyjną.

Z kolei pomoc materialna – rzeczowa lub finansowej może mieć trojaką postać:

1. zapomogi losowej (indywidualne zdarzenia losowe, klęska żywiołowa, długotrwała choroba, śmierć);
2. zapomogi socjalnej (trudna sytuacja materialna lub materialno-życiowa) oraz
3. pomocy okolicznościowej (najczęściej z okazji świąt).

Ten rodzaj pomocy obejmuje wszelkiego rodzaju zapomogi pieniężne lub rzeczowe przyznawane pracownikom w przypadku wystąpienia indywidualnych, negatywnych zdarzeń losowych (np. kradzież, pożar, poważna choroba, śmierć). Zasady ich przyznawania powinien określać regulamin gospodarowania środkami zfśs. Pomoc ta nie jest jednak pomocą regularną, tzn. nie przysługuje co jakiś czas każdej uprawnionej osobie, lecz tylko tym uprawnionym, którzy wypełnią szczególne warunki do jej otrzymania (związane z wystąpieniem zdarzenia losowego).

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (kryteria socjalne) osoby uprawnionej. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z tego funduszu z uwzględnieniem kryteriów socjalnych oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi. 

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że przy wypłacaniu świadczeń z ZFŚS konieczne jest rozróżnienie ich wysokości na rzecz poszczególnych pracowników w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej konkretnego beneficjenta. Pobieranie od pracowników oświadczeń, w których dobrowolnie ujawniali oni wysokość dochodów przypadających na członka rodziny, uznaje się przy tym za wystarczające, aby w sposób obiektywny rozdzielić środki z funduszu pomiędzy załogę zakładu pracy.

Nie jest dopuszczalne, aby z przedmiotowego funduszu pokrywać koszty związane m.in. z:

1) inwestycjami socjalnymi, z wyjątkiem sytuacji określonych w art. 1 ust. 1 u.z.f.ś.s.,

2) utrzymaniem przyzakładowej służby zdrowia;

3) opieką medyczną (np. badań podstawowych i specjalistycznych, zabiegów chirurgicznych);

4) prowadzeniem przyzakładowych stołówek;

5) szkoleniami pracowników;

6) dojazdami pracowników do pracy.

autorka odpowiedzi: apl. adw. Nina Bronisz